Operaciones del laboratorio
¿Cómo seguir claramente casos CAD, revisiones y unidades facturadas?
Muchos desacuerdos empiezan con un registro confuso: dos carpetas llamadas final, un nuevo escaneado en una conversación antigua o una factura que cuenta unidades de otra manera. Un registro compartido puede resolver estas carencias sin necesitar un portal complejo.
La respuesta breve
Use un único ID desidentificado en encargo, archivos, comentarios, aprobación y factura. Registre sistema de notación dental, alcance, versión actual, estado y revisor responsable. Vincule el trabajo adicional a un cambio acordado. Antes de aprobar la factura, compare casos y unidades con el alcance aceptado y la entrega registrada.
Plantillas de trabajo para el laboratorio
Descargue un CSV vacío y adáptelo a su laboratorio. Comparta los registros de casos completados por el canal seguro acordado.
Dé al caso una identidad estable
Cree un ID que no dependa del nombre del paciente ni del título de una conversación. Un identificador de ejemplo como LAB-1042 puede mantenerse aunque cambien escaneado o diseño. Si laboratorio y proveedor usan IDs diferentes, anote una vez su correspondencia y consérvela en cada entrega.
- Incluya ID del laboratorio, ID del proveedor si difiere, notación dental y alcance acordado.
- Guarde la identidad del paciente en sistemas internos controlados, no en formularios públicos ni capturas comerciales compartidas.
Distinga caso, unidad y entregable
Un caso puede contener varias restauraciones y archivos. Una unidad facturada no equivale automáticamente a un archivo, una posición dental o una restauración conectada. Antes de empezar, documente cómo se cotizan coronas, pilares personalizados, modelos y resultados combinados. Aclare combinaciones ambiguas antes de la entrega.
- Registre cantidades cotizadas y categorías separadas en la línea del caso.
- Vincule unidades o entregables adicionales a un cambio de alcance confirmado y a la referencia de cotización.
Controle versiones de entradas y diseños
Cuando llegue un escaneado nuevo, identifíquelo como nueva versión de entrada y marque la anterior como sustituida. Haga lo mismo con los diseños. LAB-1042_input-v02 y LAB-1042_design-v03 representan secuencias distintas. El nombre no basta: el registro también debe indicar qué entradas y encargo generaron el diseño actual.
- No sobrescriba el único archivo aceptado; conserve el historial según sus reglas de retención.
- Designe una versión actual y registre fecha, remitente y motivo del cambio.
Redacte correcciones que puedan cerrarse
Vincule los comentarios a una versión, diente o componente y vista concretos. Explique el cambio pedido y si responde al encargo original o a una instrucción nueva. Así el diseñador puede reconocer la petición, señalar información faltante y devolver un paquete revisado con respuesta a cada incidencia.
- Use estados como esperando entradas, en diseño, en revisión, corrección solicitada y aceptado.
- El revisor designado cierra cada incidencia; entrega no significa aceptación.
Concilie la factura con el alcance aceptado
Antes de aprobar el pago, compare factura y registro: ID, categoría, cantidad, referencia de cotización, extras autorizados y entrega. Lleve las líneas sin coincidencia a una lista breve de excepciones. Es un control administrativo, no una promesa de aceptación clínica o de fabricación; el laboratorio conserva sus comprobaciones normales de autorización.
- Compare unidades facturadas y acordadas, separando abonos y cambios pendientes.
- Guarde fecha y responsable de aprobación; use excepciones repetidas para mejorar el siguiente encargo.
Preguntas frecuentes
¿Necesitamos un portal de pago para gestionar casos CAD externos?
No necesariamente. Un registro compartido controlado y un canal seguro acordado pueden servir para poco volumen. El portal ayuda cuando permisos, integraciones o cantidad de casos complican ese flujo.
¿Un escaneado nuevo debe tratarse como corrección gratuita?
Acuerde esto en la cotización. Corregir el encargo original y rediseñar por otro escaneado o prescripción pueden ser alcances distintos; registre la decisión antes del trabajo extra.
¿Quién confirma la aceptación del caso?
Nombre un revisor en el laboratorio y registre su aprobación de la versión y entregables identificados. Un recibo de transferencia o un mensaje de enviado no debe cerrar la revisión automáticamente.
