Gestion du laboratoire
Comment suivre clairement cas CAO, révisions et unités facturées ?
Les désaccords commencent souvent par un dossier flou : deux répertoires final, un scan récent dans un ancien échange ou des unités comptées différemment sur la facture. Un registre commun peut combler ces lacunes sans portail complexe.
La réponse courte
Utilisez un seul identifiant désidentifié pour brief, fichiers, retours, validation et facture. Consignez numérotation dentaire, périmètre, version courante, statut et relecteur. Reliez le travail supplémentaire à une modification convenue. Avant validation de facture, comparez cas et unités au périmètre accepté et aux livraisons enregistrées.
Modèles de travail du laboratoire
Téléchargez un CSV vierge à adapter à votre laboratoire. Utilisez le canal sécurisé convenu pour les dossiers de cas remplis.
Donnez au cas une identité stable
Créez un identifiant indépendant du nom du patient et du titre de conversation. Un exemple comme LAB-1042 reste stable malgré les changements de scan ou de conception. Si laboratoire et prestataire ont des identifiants différents, consignez leur correspondance et conservez-la à chaque transfert.
- Incluez identifiant laboratoire, identifiant prestataire si différent, numérotation et périmètre convenu.
- Conservez l’identité du patient dans les systèmes internes contrôlés, pas les formulaires publics ou captures commerciales partagées.
Distinguez cas, unité et livrable
Un cas peut inclure plusieurs restaurations et fichiers. Une unité facturée n’est pas automatiquement un fichier, une position dentaire ou une restauration connectée. Avant le travail, documentez le comptage des couronnes, piliers personnalisés, modèles et sorties combinées. Clarifiez les combinaisons ambiguës avant la livraison.
- Consignez quantités chiffrées et catégories séparées sur la ligne du cas.
- Reliez unités et livrables ajoutés à un changement de périmètre confirmé et à sa référence de devis.
Versionnez les entrées autant que les conceptions
Identifiez tout nouveau scan comme nouvelle entrée et marquez l’ancien comme remplacé. Faites de même pour les conceptions renvoyées. LAB-1042_input-v02 et LAB-1042_design-v03 représentent deux suites différentes. Le nom ne suffit pas : le registre indique aussi l’entrée et le brief ayant produit le résultat actuel.
- N’écrasez pas l’unique fichier accepté ; conservez l’historique selon vos règles de conservation.
- Désignez une version courante et relevez date, expéditeur et motif de modification.
Rédigez des demandes de révision clôturables
Reliez le retour à une version, dent ou composant et vue précis. Expliquez le changement et s’il relève du brief initial ou d’une nouvelle consigne. Le concepteur peut alors accuser réception, signaler les données manquantes et répondre à chaque point avec la révision.
- Utilisez des statuts tels qu’attente d’entrées, conception, contrôle, révision demandée et accepté.
- Le relecteur nommé clôt chaque point ; livraison et acceptation restent distinctes.
Rapprochez la facture du périmètre accepté
Avant d’autoriser le paiement, rapprochez facture et registre : identifiant, catégorie, quantité, devis, suppléments autorisés et livraison. Placez les écarts dans une courte liste à clarifier. C’est un contrôle administratif, pas une promesse d’acceptation clinique ou de fabrication ; le laboratoire garde ses contrôles normaux de libération.
- Comparez unités facturées et convenues ; séparez avoirs et modifications en attente.
- Conservez date et responsable de validation, puis utilisez les écarts répétés pour améliorer le prochain brief.
Questions fréquentes
Un portail payant est-il nécessaire pour suivre les cas CAO externalisés ?
Pas nécessairement. Un registre contrôlé partagé et un canal sécurisé convenu peuvent suffire à faible volume. Un portail aide lorsque droits, intégrations ou quantité compliquent ce fonctionnement.
Un nouveau scan doit-il être une révision gratuite ?
Convenez-en dans le devis. Une correction du brief initial et une nouvelle conception après changement de scan ou prescription peuvent avoir des périmètres différents ; documentez l’accord avant tout supplément.
Qui confirme l’acceptation du cas ?
Nommez un relecteur au laboratoire et enregistrez son approbation de la version et des livrables identifiés. Un reçu de transfert ou un message envoyé ne doit pas clôturer automatiquement le contrôle.
