Operações do laboratório
Como acompanhar com clareza casos CAD, revisões e unidades faturadas?
Muitas divergências começam com registros confusos: duas pastas final, uma nova digitalização em conversa antiga ou uma fatura contando unidades de modo diferente. Um registro compartilhado pode resolver essas lacunas sem um portal complexo.
Resposta resumida
Use um único ID desidentificado no briefing, arquivos, feedback, aprovação e fatura. Registre notação dentária, escopo, versão atual, status e revisor. Vincule trabalho extra a uma mudança combinada. Antes de aprovar a fatura, compare casos e unidades com o escopo aceito e o registro de entrega.
Modelos de trabalho do laboratório
Descarregue um CSV em branco para adaptar ao seu laboratório. Partilhe os registos de casos preenchidos pelo canal seguro acordado.
Dê ao caso uma identidade estável
Crie um ID independente do nome do paciente ou título da conversa. Um exemplo como LAB-1042 permanece mesmo após mudar digitalização ou desenho. Se laboratório e fornecedor usam IDs distintos, registre a correspondência e mantenha-a em todos os envios.
- Inclua ID do laboratório, ID do fornecedor se diferente, notação e escopo combinado.
- Guarde a identidade do paciente em sistemas internos controlados, não em formulários públicos ou capturas de marketing.
Diferencie caso, unidade e entregável
Um caso pode conter várias restaurações e arquivos. Uma unidade faturada não equivale automaticamente a arquivo, posição dentária ou restauração conectada. Antes de começar, documente a contagem de coroas, pilares personalizados, modelos e saídas combinadas. Esclareça combinações ambíguas antes da entrega.
- Registre quantidades cotadas e categorias separadas na linha do caso.
- Vincule unidades e saídas extras a uma mudança de escopo confirmada e à referência da cotação.
Controle versões de entradas e desenhos
Identifique a nova digitalização como nova entrada e marque a anterior como substituída. Faça o mesmo com desenhos recebidos. LAB-1042_input-v02 e LAB-1042_design-v03 são sequências diferentes. O nome não basta: o registro também informa quais entradas e briefing produziram o desenho atual.
- Não sobrescreva o único arquivo aceito; conserve o histórico segundo as regras de retenção.
- Defina uma versão atual com data, remetente e motivo da mudança.
Escreva pedidos de correção que possam ser encerrados
Vincule feedback a versão, dente ou componente e vista específicos. Explique a mudança e se ela pertence ao briefing original ou a nova instrução. O projetista poderá confirmar, apontar informação ausente e responder a cada questão no pacote revisado.
- Use estados como aguardando entrada, em projeto, em revisão, correção solicitada e aceito.
- O revisor designado encerra os pontos; entrega não significa aceitação.
Confira a fatura contra o escopo aceito
Antes do pagamento, compare ID, categoria, quantidade, referência da cotação, extras autorizados e entrega. Coloque itens sem correspondência em uma lista curta para esclarecer. É um controle administrativo, não uma promessa de aceitação clínica ou fabril; o laboratório mantém suas verificações normais de liberação.
- Compare unidades faturadas e combinadas, separando créditos e mudanças pendentes.
- Guarde data e responsável da aprovação; use exceções recorrentes para melhorar o próximo briefing.
Perguntas frequentes
Precisamos de portal pago para gerir casos CAD terceirizados?
Não necessariamente. Um registro compartilhado controlado e canal seguro combinado podem servir a um volume pequeno. Um portal ajuda quando acessos, integrações ou quantidade tornam o fluxo simples difícil.
Uma nova digitalização deve ser uma correção gratuita?
Combine isso na cotação. Corrigir o briefing original e redesenhar após nova digitalização ou prescrição podem ter escopos diferentes; registre a decisão antes do trabalho extra.
Quem confirma a aceitação do caso?
Nomeie um revisor no laboratório e registre a aprovação da versão e entregáveis identificados. Um comprovante de transferência ou mensagem enviado não deve encerrar a revisão automaticamente.
