Gestione del laboratorio
Come seguire con chiarezza casi CAD, revisioni e unità fatturate?
Molti disaccordi nascono da registrazioni poco chiare: due cartelle final, una nuova scansione in una vecchia conversazione o unità contate diversamente in fattura. Un registro condiviso può colmare queste lacune senza un portale complesso.
La risposta in breve
Usa un solo ID deidentificato per istruzioni, file, feedback, approvazione e fattura. Registra notazione dentale, ambito, versione attuale, stato e revisore. Collega lavoro extra a una modifica concordata. Prima di approvare la fattura, confronta casi e unità con ambito accettato e consegna registrata.
Modelli per il flusso di lavoro del laboratorio
Scarica un CSV vuoto da adattare al laboratorio. Usa il canale sicuro concordato per condividere i registri dei casi compilati.
Assegna al caso un’identità stabile
Crea un ID indipendente dal nome del paziente o dal titolo della conversazione. Un esempio come LAB-1042 rimane stabile anche se cambiano scansione e progetto. Se laboratorio e fornitore usano ID diversi, registra la corrispondenza e mantienila in ogni passaggio.
- Includi ID del laboratorio, eventuale ID del fornitore, notazione e ambito concordato.
- Conserva l’identità del paziente in sistemi interni controllati, non in moduli pubblici o schermate di marketing condivise.
Distingui caso, unità e consegna
Un caso può contenere più restauri e file. Un’unità fatturata non equivale automaticamente a un file, una posizione dentale o un restauro connesso. Prima di iniziare, documenta il conteggio di corone, abutment personalizzati, modelli e output combinati. Chiarisci le combinazioni ambigue prima della consegna.
- Registra quantità preventivate e categorie progettuali separate nella riga del caso.
- Collega unità e output aggiuntivi a una modifica di ambito confermata e al preventivo.
Gestisci versioni di input e progetto
Identifica ogni nuova scansione come nuova versione di input e segna la precedente come sostituita. Fai lo stesso con i progetti restituiti. LAB-1042_input-v02 e LAB-1042_design-v03 rappresentano due sequenze diverse. Il nome non basta: il registro deve indicare quali input e istruzioni hanno generato il progetto attuale.
- Non sovrascrivere l’unico file accettato; conserva la cronologia secondo le regole di conservazione.
- Indica una versione attuale con data, mittente e motivo della modifica.
Scrivi richieste di modifica che possano essere chiuse
Collega il feedback a versione, dente o componente e vista precisi. Spiega il cambiamento e se riguarda il brief originale o nuove istruzioni. Il progettista potrà confermare, segnalare dati mancanti e rispondere a ogni punto con il pacchetto rivisto.
- Usa stati come attesa input, in progettazione, in revisione, modifica richiesta e accettato.
- Il revisore designato chiude ogni punto; consegna non significa automaticamente accettazione.
Riconcilia la fattura con l’ambito accettato
Prima del pagamento confronta ID, categoria, quantità, riferimento del preventivo, extra autorizzati e consegna. Raccogli le voci non corrispondenti in un breve elenco da chiarire. È un controllo amministrativo, non una promessa di accettazione clinica o produttiva; il laboratorio mantiene i normali controlli di rilascio.
- Confronta unità fatturate e concordate, separando crediti e cambiamenti in sospeso.
- Conserva data e responsabile dell’approvazione; usa eccezioni ripetute per migliorare il brief successivo.
Domande frequenti
Serve un portale a pagamento per gestire casi CAD esterni?
Non necessariamente. Un registro condiviso controllato e un canale sicuro concordato possono bastare per poco volume. Il portale aiuta quando accessi, integrazioni o quantità complicano il flusso semplice.
Una nuova scansione va considerata modifica gratuita?
Concordalo nel preventivo. Correzione rispetto al brief originale e riprogettazione per nuova scansione o prescrizione possono avere ambiti diversi; registra la decisione prima del lavoro extra.
Chi conferma che il caso è accettato?
Nomina un revisore interno e registra l’approvazione della versione e degli output identificati. Una ricevuta di trasferimento o un messaggio inviato non deve chiudere automaticamente la revisione.
